Türk Arşivciler Derneği, Hazine-i Evrak’ın 171. Kuruluş Yıldönümü ve 12. Arşivcilik Günü etkinliği, ‘Kurum Arşivleri E-arşive Hazır mı?’ temasıyla gerçekleştirildi. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde düzenlenen etkinlikte “Dijital Dünyada Kurum Arşivlerinin Değişen Yüzü” başlıklı 1. oturumda Tuzla Belediyesi’nin e-arşivcilik hizmetleri kurum arşivleri arasında işbirliği konusuyla işlendi. Etkinliğin temasını oluşturan ‘Kurum Arşivleri E-arşive Hazır mı?’ sorusuna hizmetleri ile yanıt veren ve kurumlar arası işbirliğinin hizmet kalitesine yansımasını rakamsal değerler ve örnekler ile aktaran Tuzla Belediyesi yetkilileri, bu bilgileri arşivciliğin duayen ve akademik kadrosu ile paylaştı.
Tuzla Belediyesi, e-arşivcilikte ilkleri uyguluyor
Tuzla Belediyesi Bilgi-Belge Arşiv Sorumlusu Arzu Öğüt Şimşek, Tuzla Belediye Başkanı Dr. Şadi Yazıcı’nın teknoloji kullanımı ile ilgili bilgi ve birikimi ile e-arşivin kurulduğunu söyledi. Şimşek, Tuzla Belediyesi’nin e-arşiv hizmetleri hakkında şu bilgileri verdi: “Belediyemiz bilgi toplumuna dönüşümü amaçlayan, e-Dönüşüm Türkiye Projesi’nin önemli bir bileşeni olan e-devlette birbiri ile entegre olmuş, etkin, şeffaf ve basitleştirilmiş iş süreçlerine sahip bir yapılanmayı benimsemiştir. Bu çerçevede birlikte çalışabilirliği mümkün kılmanın en temel araçlarından birisi, kurumların kullanacakları, ortak norm ve standartlardır.
Kurumumuzun bilgi belgesini güvenilirlik esası ile kurum dışı paydaşlarımızla uzaktan erişimle, e-belediyecilikte e-eksper modülü üzerinden 3485 paydaşımızla 1 senedir sürdürüyoruz. Belediyemiz teknik altyapısının hazır ve uygulanabilir olması, Tuzla’daki tüm mimari projelerin dijital ortamda arşivlenmesini ve sistemin dayanağını oluşturmuştur. E-eksper uygulamasını Türkiye’de uygulayan ilk ve tek belediyeyiz.
Belediyemiz karşılıklı olarak kamu kurum kuruluşları ile bilgi ve belgelerimizi paylaşmaya, entegre olmaya Nüfus Müdürlüğü ile başlayıp Tapu Müdürlüğü ile devam etmekte olup, Türkiye’de rol model statüsünü üstlenmiştir. Belediyemizin mimari projeleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Bilgi Sistemi’ne entegrasyonu, hem kamu kurumlarına, hem de vatandaşlara çeşitli kolaylıklar sağladı. Uygulamanın vatandaşlarla ilgili kısmında, özellikle alım ve satımlarda, yatırım yapılmak istenen bölümün, dükkan, daire, sığınak veya otopark ayrımını net bir şekilde yansıtması, her bağımsız bölümün numaralandırılarak gösterilmesi kolaylığı ile bilgi güvenliği sağlandı. Sistem bütünlüğü ile belediyede hazırlanan mimari projenin, tapuda da aynı olması ile zaman kaybı ve olası hukuki sorunlar ile vatandaşların mimari proje için, Tapu Sicil Müdürlüğü’ne gitmesi, ortadan kalktı. Tuzla Belediye Başkanı Dr. Şadi Yazıcı ile İstanbul Tapu ve Kadastro Bölge Müdürü Sedat Cömertoğlu arasında Haziran 2016’da imzalanan protokolden bugüne 560 adet kat irtifakının mimari projesine erişim sağlandı, 11.525 metre proje dijitalleştirilerek sisteme kaydedildi.”
